د وخت مديريت

د وخت مديريت
ژباړن: انبيا ژمن

١- سريزه
آيا تر اوسه مو په اليس داستان (Alice's Adventures in Wonderland) کې د سپينې سويې په شان داسې احساس نه دى کړى چې د عجايبو په ځمکه کې ياستئ؟ ... تل په بيړه کې ياستئ خو هغه څه ته چې غواړئ يې نه رسېږئ. آيا تاسو هم اوږدې ګړۍ کار کوئ خو تل داسې احساس لرئ چې موخې مو د تېښتې په حال کې دي؟

کله چې له کارکوونکو سره ملاتړ کمېږي کاري فشار يرغل راوړي او کار کوونکي اړ کېږي سخت، اوږد او چټک کار وکړي. د وخت مديريت او ملګرو ته د دندو د يوې برخې د سپارلو کړنلاره نوره يوه سخته ستونزه نه ده. دا بنسټيزې وړتياوې خوندي او بشپړې شوې دي. د مالوماتو او تجربو ډېرېدل او د وخت مديريت له کړنلارې څخه استفاده د اغېزې د ډېرېدو او د کار په محل کې د چټک او تلپاتې پرمختګ سبب کېږي.

٢- د موخو ټاکل
مخکې له دې چې وغواړئ د وخت مديريت جزئيات ځانګړي کړئ، اړينه ده چې په يوه پراخه ليد سره وګورئ. د کار ستنه او بنسټ د موخو او لومړيتوبونو پېژندل دي. وروسته بيا د زړه تنګۍ او هغه مسير د پرېښودلو په ځاى چې سبب کېږي له اصلي موضوع څخه مو واړوي او په پايله کې نهيلي شئ کولى شئ د موخو د وړاندې وړلو او ترلاسه کولو لپاره ورځنۍ کړنې تنظيم کړئ. کله چې موخې ځانکړوئ لاندېنئ ځانګړتياوې په پام کې ونيسئ:

• موخې بايد ځانګړې، د اندازې وړ، د ترلاسه کولو وړ او د محالوېش وړ وي.
• داسې موخې په پام کې ونيسئ چې تاسو د انګېزې ورکونې په لوړه درجه کې راولي او ستاسو د وړتياوو د څرګندولو کېدن (امکان) چمتو کړي.

اړينه ده چې فعاليت له پيل څخه برياليتوب ته د لاسرسۍ په انګېرنه پيل کړئ او دا چارې يواځې د موخو په ټاکلو سره د منابع، بودجې، زماني چوکاټ او سازماني محدوديتونو په چاپېر کې شونې دي. کله مو چې کاري موخې وټاکلې هغوى په لاندينيو کټګوريو کې تنظيم کړئ.

• اوږد محاله موخې (له شپږ مياشتو څخه تر يوه کاله)
• منځ محاله موخې (له يوې تر شپږو مياشتو)
• لنډ محاله موخې (ورځنۍ، اونيزې، مياشتنۍ)

په هره کټګورۍ کې درې اصلي موخې د ارزښت له مخې په ترتيب سره وليکئ. د موخو پاڼه په خپل واک کې ولرئ او د هرې کاري ورځې په پيل او وروستيو کې مراجعه ورته وکړئ. آيا هغه دندې چې تاسو ورته ګومارل شوي ياستئ د موخو په ټاکنه کې روښانه شوې دي؟ آيا مرسته کوي چې خپلو لومړيتوبونو ته ورسېږئ او هغه بشپړ کړئ؟ تل داسې اضافي او د اټکل نه وړ اداري کارونه چې په خپلکاري (اټوماټيک) ډول رامنځ ته کېږي شتون لري. خو د کاري ورځې ډېرى برخه (د ٨٠ په سلو کې شا او خواه) بايد د موخو اړوند کړنو ته ځانګړې شي.

که وينئ ستاسو د وخت ډېره برخه په داسې کارونو ترېږي چې لومړيتوبونو ته د رسېدو لپاره مرسته نه کوي يوې نوې او جدي څېړنې او شننې ته اړتيا ده. شاه ته وګرځئ او هغه فکټورونه چې د وخت د بې ځايه تېرېدو سبب کېږي وپېژنئ. د داسې لارو په لټه کې شئ چې کولى شي دا خنډونه له منځه يوسي او هاند وکړئ چې کارونه په وړ توګه د کاري ځواکونو تر منځ ووېشئ.

٣- د وخت تالا کېدو د عواملو څېړل
ډېرى وختونه د وخت لوټماران زموږ ورځ بېنظمه کوي او په موخو باندې زموږ د تمرکز خنډ ګرځي. کله چې په نهيلۍ سره انګېرئ په وخت کې نښتي ياستئ په يوه يا څو ساده بدلونونو سره کولى شئ د وخت تالاکوونکي فکټورونه له منځه يوسئ. د يو څه وخت لپاره ځنډ وکړئ او هغه څه چې له وخت څخه ستاسو تر ټولو ښه استفاده ګڼل کېږي وڅېړئ. وروسته هغه ځانګړى فکټور چې شونى دى له وخت څخه په دې غوره استفاده کې دخالت وکړي ځانګړى کړئ.

٣-١- د وخت تالا کولو تر ټولو مهم عوامل
• نه اړينې غونډې
• ګډوډ مېز يا د کار ځاى
• غير اړين ټلفونونه
• ليکونو ته په ځواب ويلو ډېر وخت تېرول
• په ورځ کې له يو ځل ډېر د پاڼو وېشل (دسته بندي) او د هغوى په تنظيم باندې د ډېر وخت تېرول
• له ټکنالوجۍ سره ستونزه لرل (په کمپيوټرونوکې بېنظمي)
• نورو ته د کاري پلانونو په انځورولو ډېر وخت تېرول
• پلان جوړنې ته ډېر وخت ځانګړول
• د تېروتنو څېړلو ته ډېر وخت ځانګړول
• د مستند جوړونې پروژې ته ډېر وخت ځانګړول
• ترسره شوو کارونو ته د نورو د پام اړولو لپاره بېځايه هڅه
• د هغو کارونو ترسره کول چې کولى شو نورو ته يې وسپارو
• له پايلې پرته په ډېرې ستړيا سره د کار ترسره کول
• د سفرونو د محالوېش د پلان بدلول
• د مديريتونو په خاطر د لومړيتوبونو بدلول

د وخت تالاکوونکو فکټورونو نوملړ وڅېړئ او هغه ګڼې چې تاسو ورسره مخ ياستئ په نښه کړئ. وروسته بيا د هغوى تر ټولو مهمو ته له ١ څخه تر ٥ پورې ګڼې ورکړئ. ٥ ګڼه تر ټولو ناوړه حالت دى.

کېدى شي ستاسو انرژي، ځواک او حواس په غير اړينو غونډو او له پاى پرته په اداري کارونو لګېږي. هغه غونډې چې بايد ګډون پکې وکړئ، وڅېړئ. له دې خپل کاري فرض پرته چې ستاسو شتون په غوڼده کې اړين دى، له مسئولانو څخه په غونډه کې ستاسو د رول په اړه وپوښتئ. وبه وينئ چې ډېرى وختونه ستاسو شتون اړين نه دى. همدارنګه هغوى وپوښتئ چې امکان يې شته غونډې له غرمې وروسته جوړې کړي تر څو سهارونه هغو کارونو ته چې پنځوونکى فکر غواړي ځانګړى کړو. په غونډو کې د يوه فعال ګډون کوونکي په سرليک د غونډو د څرنګوالي او موخو غوښتونکي شئ.

کېدى شي ستاسو ډېرى وخت د ليکونو په لوستلو او هغوى ته په ځواب ويلو په ځانګړې توګه برېښليکونو ته په ځواب ويلو تېرېږي. له خپلو ملګرو څخه وغواړئ چې د ټولو ليکونو مخليک تاسو ته وانستوي، مګر هغه ليکونه چې په نېغه توګه ستاسو اړوند دي. همدا رنګه هغوى ته ووايئ چې ليک ته ځواب نه وايئ مګر داچې په رښتينې توګه ځواب ته اړتيا ولري. وړانديز وکړئ چې د ليک استوونکي له جزئياتو څخه ډېر ترلاسه شوي ليک ته په زماني چوکاټ کې په سم ځواب ورکولو باندې تمرکز وکړي او تر ټولو مهمه دا چې د ليکونو د څېړلو لپاره يوه قاعده جوړه کړئ. د بېلګې په ډول په ورځ کې له يو ځل ډېر د ليکونو په لور مه ځئ. البته په ځينو حالاتو کې دا چارې ناشونې دي. خو دا اصل وټاکئ تر څو ډاډ پيدا کړئ ستاسو د آندونو لړۍ تل له خنډونو سره نه مخ کېږي. ځينې وخت تر ټولو ساده بدلونونه يوه ژوره اغېزه لري.

٣-٢- د ځنډ کمول او د څو اصولو په اجرا سره د تمرکز ساتل
• د ټولو ترسره شوو ټلفوني اړيکو بيا کتنه وکړئ او هغوى ته د ځواب ويلو لپاره ځانګړى وخت وټاکئ.
• وګړي وهڅوئ چې خپلې کاري ستونزې د برېښليک او ټلفون له لارې له تاسو سره شريکې کړي.
• تر لاسه شوي برېښنايي او کتبي پيغامونه په ځانګړي وخت کې وڅېړئ.
• له وګړو څخه وغواړئ چې غير اړين برېښليکونه تاسو ته وانستوي.
• هره ورځ له ملګرو سره په لنډه کتنه پيل کړئ. وروسته بيا له کومې درېدنې پرته يوه کاري دوره ولرئ او وګړو ته ووايئ چې کوم وخت په لاسرس کې ياستئ.
• په خبرو اترو کې په ټينګار سره اصلي مطالبو ته مخه کړئ. د بېلګې په توګه د دې عباراتو په ويلو سره «هغه څه چې په اړه يې بايد بحث وکړو دا ټکى دى» يا «ستاسو له تګ څخه مخکې يو بل مهم ټکى» چې ښيئ تاسو غواړئ خبرې ختمې کړئ.
• کړتن وګړي د دې عبارت په ويلو سره له خبرو ودروئ: «زه ستا لپاره څه کولى شم؟»
• د کاغذونو له انبار او باران څخه وتښتئ.

٣-٣- پاڼې او اسناد
ډېرى وختونه هغه پاڼې چې زموږ په شاه او خواه کې دي په لومړيتوبونو باندې د تمرکز خنډ ګرځي. هېڅ ټوليزه قاعده د دې لپاره چې څنګه خپلې پاڼې مديريت کړو شتون نه لري. دا موضوع خپله د وګړي په کړنلاره پورې تړلې ده. ځينې وګړي که د ډېرو لوستو موادو په واسطه محاصره شي د هوساينې احساس کوي په داسې حال کې چې داسې وګړي هم شته چې يواځې د خلوت مېز(Privacy Table) د هغوى د افکارو د روښانتيا غولى جوړوونکى دى. مهمه ده چې د خپل تمايل او خوښۍ له سطحې څخه باخبره وئ او د پاڼو د تنظيم لپاره يوه سسټم ته پراختيا ورکړئ.

البته که د اسنادو د لټولو لپاره ارزښمتن وخت له لاسه ورکوئ او مجبور ياستئ څو څو ځله پاڼې وسپړئ، د يوې نوې کړنلارې خپلول اړين دي. دا کړنلاره وآزمېيئ: که د سند د ځاى ټاکل له ٣٠ ثانيو څخه ډېر وخت ونيو، بايد سسټم ته بدلون ورکړئ. د دې پر ځاى چې پرېږدئ شا ته پاتې اداري کارونه ستاسو په مېز د بوختيا سبب شي د کاغد هره پاڼه وڅېړئ او ځانګړې کړئ چې آيا بايد هغه لرې کړئ، له هغې څخه استفاده کوئ او يا سملاسي هغه زېرمتون ته واچوئ.

د مدارکو زېرمتون ته کمه پاملرنه کولى شي تاسو بوخت وساتي. که څه هم شونې ده تاسو د مدارکو زېرمه کولو او لاسرسۍ لپاره په اجرايي کارکوونکو تکيه وکړئ، خو غوره ده چې ځان ته يو ځانګړى سسټم ولرئ. په دې صورت کې که کوم ملګرى په لاسرس کې نه وي، ځان د هغه سند د موندلو لپاره چې ډېره اړينه او سملاسي اړيتا ورته لرئ، ناکام نه وينئ. او همدارنګه ملګري مو وهڅوئ چې مدارکو ته د اسانه لاسرسئ او د وخت د نه لوټ کېدو په موخه له يوې سسټماټيکې کړنلارې څخه استفاده وکړي.

٣-٤- د مدارکو د زېرمه کولو لپاره څو ټکي
• پاڼو ته له زېرمه کولو مخکې نېټه ورکړئ
• کوټه شوې پاڼې وڅېړئ، هغه پاڼې چې اړتيا نه ورته لرئ لرې کړئ او پر ځاى يې نور بنسټيز مدارک ځاى پر ځاى کړئ.
• د نه خلاص شوو ليکونو پاکټونه چې ستاسو د کار په اړه نه دي لرې واچوئ مګر دا چې پوستي نښه يې ځانګړې وي.
• د جاري چارو مدارک د فايلونو د چنۍ ( د المارۍ رپک) په مخکينۍ برخه کې کېږدئ
• د هرې کټګورۍ اړوند فايلونه په خپل ځاى د الف با په تورو سره سم کېږدئ
• د هرې چنۍ ١٠ سانتي متره فضا تشه پرېږدئ. دومره چې وکولى شئ اسنادو ته په اسانه توګه لاسرسي ولرئ.
• د چنيو په مخ لېبل (پېژندپاڼه) ووهئ
• د هغو کارونو فايلونه چې په لاس کې مو دي او کار پرې کوئ خپل مېز ته نږدې کېږدئ.
• کله چې له کوم فايل څخه يوه پاڼه اخلئ يوه نښه پرې ولګوئ تر څو پوه شئ چې پاڼه وروسته بايد زېرمه شي او يا له منځه يوړل شي.
• د فايلونو يو نوملړ جوړ کړئ.

٤- د کار وړ چاپېريال
ښايي ناڅاپه ومومئ چې د کارونو په ترسره کولو کې مو وړتياوې کمې شوې دي او د کار له پيل څخه څو ګړۍ وروسته چې تېرېږي په سر مو درد شي. د خپل کار چاپېريال ته پاملرنه وکړئ. کېدى شي هغه وسايل چې تاسو ورسره لاسپوري ياستئ په وړ حالت کې نه وي.
د پنځونې د دود او له يوه سوکاله او سالم چاپېريال څخه د استفادې لپاره اړينه ده د خپل کار محل وڅېړئ تر څو ومومئ چې څنګه کېدى شي د جسمي او ذهني ځواک سطحه تاسو په ځان کې حل کړي. ستاسو چوکۍ او د هغه تکيه بايد هوسا وي او ستاسو د وزن او خوځښت زغم بايد ولري. غوره ده چې له يوه پښېلاندي څخه هم استفاده وکړئ. دا مسايل ډېر ساده دي، خو هېښنده کېږئ که ووينئ او واورئ په څه ډول هغه وګړي چې کولى شي ستونزمنې او پېچلې ذهني پروژې ترسره کړي د آرامۍ او سوکالۍ له لومړيو اصولو څخه بې پروا دي.

٥- د ټلفون د وخت کنټرول
له تلفوني اړيکې څخه مخکې له ځانه وپوښتئ:

• زه څه ډول مالوماتو ته اړتيا لرم؟
• آيا دا اړيکه مالوماتو ته د لاسرسۍ لپاره تر ټولو چټکه لار ده؟
• آيا يو برېښليک ترې اغېزناک نه دى؟
• څنګه کولى شم دا خبرې اترې لنډې وساتم او د بحث څاښ (محور) ته له دې پرته چې خبرې بدرنګه او ابتدايي په نظر ورسي اشاره وکړم.

د دې لپاره چې يوه ټلفوني اړيکه اغېزناکه وي د لومړيتوب له مخې د هغو مواردو يو ټاکل شوى لړ چې په اړه يې بحث بايد وکړئ چمتو کړئ. هرهغه مطلب چې فکر کوئ د خبرو په اوږدوکې کېدى شي مراجعه ورته وکړئ په خپل لاسرس کې راولئ. خبرې اترې په لنډ او روښانه ډول پيل کړئ. د بېلګې په توګه: «زه نه غواړم ستاسو ډېر وخت ونيسم» يا «زه نه پو هېږم چې دواړه ډېر بوخت ياستو».

کله چې نه پوهېږئ د نظر وړ وګړي سره به په نېغه توګه خبرې وکړئ که نه، د پيغام پرېښودلو لپاره پلان جوړ کړئ. د پيغام له پرېښودلو مخکې يوه ژوره ساه وباسئ او بيا په څرګند ډول خبرې وکړئ. که هغه وګړى چې تاسو زنګ ورته وهئ نه مو پېژني لومړى مو نوم ورته ووايئ او که نوم مو اسانه نه دى نو اېملا يې ورته ووايئ، البته په ډېره آرامۍ سره، تر څو هغه وګړى چې پيغام ته يې غوږ نيولى وکولى شي هغه وليکي. وروسته بيا تر ټولو مهمه مسئله په چټکه توګه ورته څرګنده کړئ.

٦- د ځينو مسئوليتونو سپارل
ډېرى وګړي نورو ته د کار سپارلو په وخت کې زړه تنګي کېږي. نورو ته د ځينو کړنو له سپارلو پرته هېڅکله نه شئ کولى خپل وخت تر خپل کنټرول لاندې راولئ. د کارونو په ترسره کولو کې په نورو باندې له ډاډ پرته په کم ارزښته جزئياتو کې ډوبېږئ او وړتيا به ونه لرئ چې خپل ځواک او انرژي د موخو په لور رهبري کړئ. څو بنسټيزې مسئلې شتون لري چې وګړي د دې کړنلارې له ترسره کولو څخه لرې ساتي. د هغه څه په اړه چې ستاسو د کار خنډ کرځي فکر وکړئ:

• لومړى مسئله: «هېڅ څوک په داسې ډول چې زه يې ترسره کوم، دنده نه ترسره کوي» کېدى شي دا مسئله حقيقت ولري چې د پېچلو دندو يوه برخه تاسو ترسره کوئ، خو کېدى شي دا حقيقت و نه لري چې ستاسو ټولې کړنې د کړکېچ تر ټولو په لوړ حد کې دي. که ستاسو مېړانه اجازه نه درکوي چې ومنئ بل وګړى کولى شي دا چارې په ښه توګه ترسره کړي، په پام کې ونيسئ چې کېدى شي هغه کس دندې په بسيا اندازه له خوښې سره سمې ترسره کړي.

• دويمه مسئله: «هېڅ څوک زما په شان دا ځانګړې دندې چټکې نه ترسره کوي». کېدى شي دا ټکى هم حقيقت ولري. خو که کوم بل وګړى کولى شي دا دندې ټاکل شوي وخت ته په پاملرنې سره په بسيا اندازه په چټکه توګه ترسره کړي او همداسې يې جاري وساتي، کولى شئ د مسئوليتونو يوه برخه ورته وسپارئ.

• درېمه مسئله: که داسې وي چې زه کومه مسئله څو ځله څرګنده کړم، خپله يې ترسره کوم آن په ډېر اوغوره سرعت سره. کېدى شي لومړى ځل مو چې غوښتل کار کوم بل چا ته وسپارئ، اړ شئ هغه ورته څرګند کړئ. همدارنګه شونې ده دا کار د دويم، درېم او څلورم ځل لپاره تکرار کړئ. دا کړنلاره لنډمحاله ده او ملګري په تدريجي ډول کار زده کوي؛ تر هغه وخته چې ډېرو څرګندونو ته اړيتا نشته او تاسو هم په پايله کې ډېر وخت سپما کوئ.

په دريو سطحو باندې د کړنو په محالوېش سره کولى شئ يوه نوې کاري کړنلاره په کار واچوئ:

(١) هغه دندې چې ډاډمن ياستئ يواځې تاسو خپله کولى شئ ترسره يې کړئ.

(٢) هغه دندې چې کېدى شي بل څوک يې د منلو په وړ سطحه د ترسره کولو ځواک ولري، آن که تاسو د هغه په ترسره کولو کې غوره او چټک ياستئ.

(٣) هغه دندې چې يقيناً بل وګړى يې ستاسو په خوښۍ د ترسره کولو ځواک لري.

د دندو په سپارلو ٣ ګڼه سطحه پيل کړئ. په تدريجي ډول کولى شئ وګړي ته د ٢ ګڼې سطحې د ترسره کولو زده کړې ورکړئ. دا کار سبب کېږي چې ډېر وخت ولرئ او په خپلو لومړيتوبونو باندې چې ١ ګڼه سطحه ده تمرکز وکړئ. مسئوليتونه د ځانګړو زده کړو په وړاندېينه سره وسپارئ. د دندو د سپارلو سطحه د هغه وګړي له وړتياوو سره چې کار ورته سپارل کېږي تړاو لري. ډاډ ترلاسه کړئ هغه وګړى چې مسئوليتونه ورته سپارئ د لاندينيو موضوع ګانو په اړه پوره مالومات لري.

• موخې، لومړيتوبونه، زماني فرصتونه، د کارونو ارزښت
• له منابعواو هغو وګړو څخه چې کولى شئ د اړتيا په وخت کې مراجعه ورته وکړئ د مالوماتو ترلاسه کولو لاره.

په ياد ولرئ چې د مسئوليت سپارلو اصلي انګېزه د مطلوبو پايلو ترلاسه کول دي. د کاري روحيې د ځواکمنولو لپاره، په ځانګړو برخو کې ملګرو ته نوي مسئوليتونه ور وپېژنئ او د هغوى په وړتياوو باندې د ډاډ لرلو په منظور، د کار ترسره کولو لپاره منابع او کافي امکانات برابر کړئ او يا ورته څرګنده کړئ چې څنګه کولى شي هغو منابعو ته لاسرسي پيدا کړي. د عکس العملونو او د کار اړوندو مسائلو په اړه پوښتنه وکړئ او زغم ولرئ. چاته مو چې مسئوليت سپارلى بسيا وخت ورکړئ تر څو چټک شي.

په زده کړه باندې د لږ وخت لګول اساسي ستونزې رامنځ ته کوي. د مسئوليت سپارلو د وخت په اړه پوهاوى د وخت يوه سملاسي زېرمه کوونکې او کله کله يوه اوږدمحاله پانګونه ده. خو په پايله کې په لومړيتوبونواو موخو باندې د ډېر وخت تېرول،تل يوه ارزښتمنه پانګونه ده او ذکر شوي ښوونيز اصول د وخت مديريت د کړنلارو ملاتړ کوونکي دي.